La collecte de documents clients se complique souvent pour une raison simple : la demande ne dit pas exactement quelle pièce envoyer, sous quel format et pour quelle échéance. Un dossier partagé aide à centraliser les réponses, mais la qualité de votre demande reste déterminante.
Prenons le cas d’une agence qui prépare un site web. Elle attend un logo, des textes et des photos. Si elle demande simplement « les éléments du site », elle risque de recevoir un logo dans une signature e-mail, des captures d’écran et plusieurs versions du même texte.
Faire une liste de pièces avec des critères précis
Pour chaque élément, précisez le nom, le format souhaité, son usage et la date attendue. Le client doit pouvoir comprendre ce qui manque sans vous demander d’explication supplémentaire. Pour gagner du temps, le générateur de checklist de pièces propose des listes par métier, avec un message prêt à envoyer.
Pour le projet de site, la liste pourrait être :
- Logo : fichier SVG ou PNG fourni par la personne qui gère l’identité visuelle.
- Textes : un document par page, avec un titre qui correspond au plan du site.
- Photos : les fichiers originaux sélectionnés pour le projet, avec confirmation des droits d’utilisation.
- Coordonnées : une fiche avec les informations de contact à afficher.
Limitez la demande aux éléments nécessaires à la mission. Si certaines pièces sont sensibles, vérifiez que votre processus et votre outil conviennent avant de les réclamer.
Créer un point de dépôt unique
Préparez un dossier par mission et transmettez un seul lien avec la liste des pièces attendues. Indiquez où poser les questions. Cela évite que les fichiers arrivent dans une messagerie et les explications dans une autre.
DocBunker permet au client de déposer des documents et de commenter dans un dossier accessible par lien privé, sans création de compte. Les limites actuelles sont de 50 fichiers par dossier et, par fichier, de 25 Mo (offre gratuite), 250 Mo (Pro) ou 2 Go (Business). Vérifiez ces limites avant de demander des photos originales ou une archive volumineuse.
Distinguer réception et validation
Un fichier présent dans le dossier n’est pas forcément exploitable. Il peut s’agir d’une ancienne version, d’un document incomplet ou d’un format qui ne convient pas au projet.
Gardez une petite liste de suivi : pièce attendue, reçue, vérifiée, correction demandée. Cette liste peut être tenue dans votre outil de gestion de projet ; ne supposez pas que le stockage des fichiers réalise automatiquement ce suivi.
Pour un logo, la vérification peut consister à contrôler que le fichier s’ouvre et que la version correspond à celle choisie par le client. Pour un texte, vérifiez que la page concernée et le statut de validation sont explicites.
Relancer sur les éléments manquants
Une relance utile indique ce qui est déjà reçu, ce qui manque et la conséquence sur la prochaine étape. Évitez de renvoyer la demande initiale complète quand une seule pièce manque.
Exemple à adapter : « Merci pour le logo et les textes. Il nous manque les trois photos de l’équipe pour préparer la page À propos. Vous pouvez les déposer dans le dossier du projet avant jeudi. Si ce délai est trop court, dites-le-nous pour ajuster la préparation de cette page. »
Le message permet au client d’agir immédiatement. Il explique aussi pourquoi vous demandez la pièce.
Vérifier les fichiers avant de les utiliser
Un dépôt de fichier ne prouve ni sa qualité ni sa sécurité. Les contrôles du service doivent compléter vos propres vérifications : provenance attendue, nom cohérent et utilité pour la mission.
L’analyse de DocBunker recherche des signatures de menaces connues et bloque le téléchargement tant que le contrôle n’a pas abouti favorablement. Elle ne garantit pas qu’un document est sans danger. Pour approfondir les précautions techniques, lisez les recommandations OWASP sur les dépôts de fichiers. Pour une pièce reçue par un autre canal, vous pouvez aussi la passer au scanner de malware local gratuit : le fichier reste sur votre appareil.
Prévoir la fin de la collecte
Une fois les pièces vérifiées, confirmez au client que la collecte est terminée. Fermez le lien s’il ne doit plus être utilisé et appliquez votre règle de conservation des documents. Précisez à votre équipe où retrouver la version retenue pour la suite de la mission.
Pour préparer le partage dans l’autre sens, consultez notre guide pour transmettre des documents confidentiels à un client.
