Un contrat signé, un devis ou un dossier de travail n’a pas toujours vocation à circuler dans une chaîne d’e-mails. Pour partager des documents confidentiels avec un client, commencez par définir ce qu’il doit recevoir, comment il y accède et à quel moment cet accès doit se terminer.
Voici une méthode utilisable pour une mission de freelance ou un projet d’agence. Elle ne remplace pas les exigences propres aux documents particulièrement sensibles de votre organisation.
1. Préparer uniquement les documents nécessaires
Créez un dossier par client ou par mission. Retirez les brouillons internes, les commentaires de travail et les pièces qui concernent d’autres clients. Donnez aux fichiers des noms compréhensibles : devis-refonte-site-v2.pdf est plus facile à identifier que document-final-final.pdf.
Avant l’envoi, ouvrez votre propre copie et vérifiez les destinataires mentionnés dans le document. Pensez aussi aux métadonnées : le nom de l’auteur ou des informations internes peuvent rester présents dans certains formats.
2. Choisir entre un envoi ponctuel et un dossier partagé
Un transfert ponctuel convient à une livraison unique. Un dossier partagé devient utile lorsque votre client doit consulter plusieurs pièces, déposer ses propres documents ou poser des questions au fil du projet.
Exemple : pour valider un devis, vous pouvez réunir la proposition, le planning et les retours du client dans le même espace. Vous évitez ainsi de rechercher le commentaire associé à chaque pièce dans plusieurs conversations.
3. Vérifier les contrôles d’accès
Avant de choisir un service, vérifiez trois points : pouvez-vous fermer l’accès, le lien possède-t-il une expiration et le destinataire doit-il être identifié ? Les réponses doivent correspondre à la sensibilité de votre dossier.
Dans DocBunker, le destinataire accède au dossier sans compte avec un lien privé. Ce lien est donc une clé d’accès : toute personne qui le reçoit peut l’utiliser tant qu’il est actif. Ce fonctionnement simplifie les échanges, mais ne constitue pas une vérification d’identité du destinataire.
4. Transmettre le lien à la bonne personne
Vérifiez l’adresse du destinataire avant l’envoi. Évitez les canaux collectifs si un seul interlocuteur doit avoir accès au dossier. Pour une photo ou un PDF, vérifiez aussi ce qu’il révèle : un nettoyeur de métadonnées gratuit retire la position GPS et le nom de l’auteur avant l’envoi. Indiquez ce que le client doit faire : consulter un devis, déposer une pièce ou commenter une proposition.
Vous pouvez écrire : « Voici le dossier du projet. Merci de consulter le devis v2 et de déposer vos retours dans les commentaires avant vendredi. » Cette consigne réduit les ambiguïtés sur la version à lire et l’action attendue.
5. Garder une lecture critique des fichiers reçus
Une analyse de sécurité réduit certains risques ; elle ne garantit pas l’absence de menace. Les signatures recherchent des motifs connus et peuvent manquer un fichier malveillant nouveau ou modifié.
Dans DocBunker, les fichiers restent indisponibles au téléchargement tant que leur analyse n’a pas abouti favorablement. Si vous recevez une pièce inattendue, confirmez sa provenance avec votre interlocuteur avant de l’ouvrir. L’OWASP recommande plusieurs contrôles complémentaires pour les dépôts de fichiers. Si l’expéditeur vous communique une empreinte, le calculateur SHA-256 permet de vérifier que le fichier reçu correspond ; le détecteur de type de fichier repère une extension qui ne correspond pas au contenu.
6. Fermer l’accès à la fin du projet
Intégrez la fermeture des accès à votre checklist de livraison. Révoquez le lien quand le dossier ne doit plus être consulté. Une révocation empêche les accès futurs par ce lien ; elle ne supprime pas les copies déjà téléchargées par votre client.
Définissez séparément ce que vous conservez et ce que vous supprimez. La fin d’un partage et la suppression des fichiers sont deux actions différentes.
La checklist avant de partager
- Le dossier concerne un seul client et une seule mission clairement nommée.
- Les fichiers sont à jour, utiles et dépourvus de notes internes inutiles.
- Le canal d’envoi et les contrôles d’accès conviennent à leur sensibilité.
- Le client sait quoi consulter, déposer ou commenter.
- Une date de revue des accès est prévue.
Pour organiser les pièces que votre client doit vous transmettre, consultez aussi notre méthode de collecte de documents clients.
