Bevor Sie vertrauliche Kundendokumente teilen, entscheiden Sie, welche Dateien der Kunde braucht, wer sie erhalten soll und wann der Zugriff enden soll. Wählen Sie eine Freigabemethode, die zur Sensibilität dieser Dokumente und zu den Anforderungen Ihrer Organisation passt. Ein Link zu einem privaten Ordner ist für laufenden Austausch nützlich, aber jeder, der diesen aktiven Link besitzt, kann ihn nutzen.
Ein Freelancer, der ein Angebot und einen Projektzeitplan sendet, braucht womöglich ein anderes Verfahren als ein Team, das Dokumente mit strengeren Anforderungen bearbeitet. Prüfen Sie diese Anforderungen, bevor Sie sensibles Material anfordern oder senden.
Bereiten Sie die Dateien für den Empfänger vor
Legen Sie einen Ordner für den Kunden oder das Projekt an. Lassen Sie interne Entwürfe und Dokumente anderer Kunden außen vor. Öffnen Sie Ihre eigene Kopie und prüfen Sie den Inhalt, bevor Sie teilen.
Nutzen Sie Namen, die Dokument und Version erkennen lassen, etwa website-angebot-v2.pdf. Prüfen Sie interne Notizen oder Autorenangaben, die Sie nicht weitergeben wollen.
Entscheiden Sie zwischen einmaliger Zustellung und laufendem Ordner
Ein E-Mail-Anhang kann für eine einmalige Zustellung an einen erwarteten Empfänger passen. Ein geteilter Ordner wird nützlich, wenn Ihr Kunde mehrere Dokumente braucht, eigene Dateien liefert oder Überarbeitungen besprechen möchte.
In DocBunker halten Sie Dateien und Kommentare im Projektordner beisammen. Der Kunde öffnet den Link, ohne ein Konto zu erstellen. Sie müssen ihm weiterhin sagen, welche Datei er lesen soll und welche Antwort Sie erwarten.
Prüfen Sie die Zugriffsregelung
Klären Sie, ob der Empfänger seine Identität nachweisen muss, ob Sie ein Ablaufdatum brauchen und ob Sie den Zugriff schließen können. Wählen Sie einen Dienst und ein Verfahren, die diese Anforderungen erfüllen.
Ein aktiver DocBunker-Link gewährt seinem Besitzer Zugriff; er prüft nicht die Identität dieser Person. Prüfen Sie, wer ihn erhält und ob diese Regelung zu Ihren Dokumenten passt. Sehen Sie sich die verfügbaren Tarife und Limits an, bevor Sie den Ordner vorbereiten.
Senden Sie eine klare Bitte an die vorgesehene Person
Prüfen Sie Adresse oder Unterhaltung des Empfängers, bevor Sie den Link senden. Erklären Sie, ob er ein Angebot lesen, ein Dokument hochladen oder Feedback hinterlassen soll. Vermeiden Sie es, einen privaten Projektlink an eine Gruppe zu senden, deren Mitglieder nicht alle Zugriff brauchen.
Eine hilfreiche Nachricht nennt das Projekt und die gewünschte Aktion: „Bitte prüfen Sie website-angebot-v2.pdf im Projektordner und hinterlassen Sie Ihre Änderungen dort bis Donnerstag.“
Unterscheiden Sie Lesen von Zustimmung
Dass ein Kunde eine Datei öffnet oder herunterlädt, sagt Ihnen nicht, dass er mit ihrem Inhalt einverstanden ist. Fordern Sie eine ausdrückliche Antwort der für das Projekt verantwortlichen Person an und nennen Sie die betreffende Version.
Für mehrere Durchsichtsrunden nutzen Sie unseren Leitfaden zu Feedback per E-Mail und Kommentaren in einem Kundenordner.
Vereinbaren Sie, wann das Teilen endet
Bestätigen Sie am Ende des Projekts, welche Dokumente der Kunde behalten soll, und folgen Sie Ihrem vereinbarten Aufbewahrungsverfahren. Schließen Sie den Link zum Ordner, wenn er keinen Zugriff mehr gewähren soll.
Das Widerrufen eines Links beendet künftigen Zugriff über ihn. Es holt keine Kopien zurück, die ein Empfänger heruntergeladen oder ausgedruckt hat. Berücksichtigen Sie diese Kopien bei der Entscheidung, ob die Freigabemethode zu Ihren Anforderungen passt.
Wenn Sie auch Dokumente vom Kunden brauchen, beginnen Sie mit unserem Leitfaden zum Einsammeln von Kundendateien.
