DocBunker vs papier
Papier ou dossier en ligne pour les échanges clients ?
Dossier papier ou partage en ligne ? Comparez les usages pour remettre des pièces, recueillir des retours et travailler avec un client à distance.
La réponse courte
Quel choix pour votre mission ?
Le papier convient à une remise en main propre, à une lecture pendant un rendez-vous ou à un document que votre processus demande de conserver sous sa forme originale. Un dossier DocBunker convient aux échanges de fichiers à distance, aux pièces reçues au fil d’une mission et aux commentaires. Les deux supports peuvent être utilisés ensemble.
Le choix dépend de la façon dont vous travaillez avec votre client. Un dossier numérique évite de remettre une nouvelle impression à chaque échange de fichier. Le papier peut rester utile pour la lecture, les annotations ou les pièces que vous avez décidé de conserver matériellement. Définissez où retrouver la version de référence.
Les différences au quotidien
Sur mobile, faites défiler le tableau horizontalement.
| Votre besoin | Dossier papier | Dossier DocBunker |
|---|---|---|
| Remise des pièces | Une remise physique ou un envoi à organiser. | Un lien donne accès aux fichiers depuis le navigateur. |
| Travail à distance | Le client dispose de la copie qui lui a été remise. | Le dossier peut recevoir de nouvelles pièces au fil de la mission. |
| Retours du client | Annotations sur les feuilles ou retours transmis séparément. | Commentaires regroupés avec les fichiers dans le dossier. |
| Version à utiliser | Datez les copies et identifiez les impressions remplacées. | Nommez les versions et indiquez explicitement celle à retenir. |
| Accès aux copies | La personne qui détient une copie papier peut la conserver. | Le lien peut être fermé ; cela ne supprime pas les copies téléchargées ou imprimées. |
Un échange ponctuel
Quand le papier a sa place
Vous faites relire une proposition pendant un rendez-vous, votre interlocuteur préfère annoter une impression ou votre processus prévoit de conserver une pièce originale. Gardez le support adapté à cet usage. La décision de passer au numérique n’impose pas de remplacer toutes les étapes de votre relation client.
Une mission qui se poursuit
Quand partager les fichiers en ligne
Vous travaillez à distance, recevez plusieurs pièces à des moments différents ou devez envoyer une nouvelle version avant le prochain rendez-vous. Le dossier en ligne permet de poursuivre les échanges autour des fichiers. Si vous numérisez une pièce papier, vérifiez que chaque page est présente et lisible avant de la partager.
Préparer un dossierDans une situation concrète
Exemple : préparer une proposition avant un rendez-vous
Une agence remet une proposition imprimée pendant une réunion. Le client la lit et annote quelques pages. Après le rendez-vous, une nouvelle version doit être relue avant la prochaine étape.
L’agence peut conserver la réunion sur papier et déposer le PDF révisé dans un dossier DocBunker. Elle indique dans les commentaires quelles pages ont changé. Le client retrouve le fichier à relire et peut y déposer ses propres pièces, sans attendre une nouvelle remise en main propre.
Comment commencer simplement ?
- Décidez quelles pièces restent sur papier et quels fichiers seront partagés.
- Nommez les copies numériques avec un titre et une version explicites.
- Indiquez au client où retrouver la version de référence et où laisser ses retours.
Le lien actif donne accès au dossier à toute personne qui le possède. Choisissez vos destinataires et fermez-le lorsqu’il ne doit plus servir. Les copies déjà téléchargées restent chez leurs destinataires.
Les questions que vous vous posez
Faut-il supprimer tous les documents papier ?
Non. Vous pouvez partager les fichiers de travail en ligne et conserver les pièces papier dont votre organisation a besoin. Définissez une méthode pour éviter de confondre une ancienne impression avec la version retenue.
Partager un fichier suffit-il pour obtenir un accord du client ?
Convenez d’un retour explicite avec votre client pour les étapes qui nécessitent son accord. Le dossier sert à regrouper les fichiers et les échanges ; déposer une pièce ne signifie pas que le client a accepté son contenu.
Puis-je ajouter un document papier numérisé ?
Vous pouvez déposer le fichier obtenu après numérisation, sous réserve des limites de votre offre (25 Mo, 250 Mo ou 2 Go par fichier) et de 50 fichiers par dossier. Vérifiez la lisibilité, les pages et les informations que vous souhaitez partager avant le dépôt.
Passez à des échanges plus simples
Un dossier pour la suite de votre mission.
Continuez à échanger dans le canal qui vous convient, avec un lieu dédié aux documents et aux retours de votre client.
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