DocBunker vs. Papier
Papier oder Online-Ordner für Kundendokumente?
Papierakten oder Online-Freigabe? Vergleichen Sie Übergabe von Dokumenten, Einholen von Feedback und Zusammenarbeit mit einem Kunden aus der Ferne.
Die kurze Antwort
Welcher Weg passt zu Ihrem Auftrag?
Papier eignet sich für eine persönliche Übergabe, das Lesen während eines Termins oder Dokumente, die Ihr Ablauf in Originalform aufzubewahren verlangt. Ein DocBunker-Ordner eignet sich für den Dateiaustausch aus der Ferne, Dokumente, die während eines Projekts eingehen, und Kommentare. Sie können beide Vorgehensweisen kombinieren.
Entscheiden Sie danach, wie Sie mit dem Kunden arbeiten. Mit einem Online-Ordner können Sie eine überarbeitete Datei teilen, ohne einen weiteren Ausdruck zu übergeben. Papier kann zum Lesen, für Anmerkungen oder für Dokumente, die Sie physisch aufbewahren, nützlich bleiben. Vereinbaren Sie, wo die Referenzversion zu finden ist.
Die Unterschiede im Alltag
Auf dem Smartphone scrollen Sie die Tabelle seitlich.
| Ihr Bedarf | Papierakten | DocBunker-Ordner |
|---|---|---|
| Dokumente übergeben | Eine persönliche Übergabe oder Lieferung vereinbaren. | Einen Link zu Dateien im Browser teilen. |
| Aus der Ferne arbeiten | Der Kunde hat die Kopie, die Sie übergeben haben. | Während des Projekts neue Dateien im Ordner ergänzen. |
| Feedback des Kunden | Notizen auf Papier oder separat gesendetes Feedback nutzen. | Kommentare zusammen mit den Dateien im Ordner halten. |
| Eine Version wählen | Kopien datieren und veraltete Ausdrucke kennzeichnen. | Versionen benennen und angeben, welche gilt. |
| Kopien aufbewahren | Wer eine Papierkopie hat, kann sie behalten. | Den Link schließen; das löscht heruntergeladene oder gedruckte Kopien nicht. |
Ein einmaliger Austausch
Wann Papier seinen Platz hat
Sie besprechen in einem Termin einen Vorschlag, Ihr Kunde möchte lieber auf einem Ausdruck Anmerkungen machen, oder Ihr Ablauf verlangt, ein Originaldokument aufzubewahren. Behalten Sie das Format, das zu dieser Aufgabe passt. Einen Teil des Austauschs online zu führen, verlangt nicht, jeden Teil Ihrer Kundenbeziehung zu ersetzen.
Ein laufender Auftrag
Wann Sie Dateien online teilen
Sie arbeiten aus der Ferne, erhalten Dokumente zu unterschiedlichen Zeitpunkten oder müssen vor dem nächsten Termin eine Überarbeitung senden. Ein Online-Ordner lässt Sie den Dateiaustausch fortsetzen. Wenn Sie ein Papierdokument einscannen, prüfen Sie vor dem Teilen, dass jede Seite vorhanden und lesbar ist.
Einen Ordner vorbereitenEin konkretes Beispiel
Beispiel: Ein Angebot nach einem Termin überarbeiten
Eine Agentur übergibt in einem Termin ein gedrucktes Angebot. Der Kunde liest es und macht auf einigen Seiten Anmerkungen. Nach dem Termin muss er vor der nächsten Etappe eine überarbeitete Version prüfen.
Die Agentur kann die Durchsicht auf Papier beibehalten und das überarbeitete PDF in einem DocBunker-Ordner ablegen. In den Kommentaren nennt sie die geänderten Seiten. Der Kunde findet die Überarbeitung und kann eigene Dateien hochladen, ohne auf eine weitere physische Übergabe zu warten.
Wie fangen Sie einfach an?
- Legen Sie fest, welche Dokumente auf Papier bleiben und welche Dateien Sie teilen.
- Geben Sie digitalen Kopien eindeutige Titel und Versionsnamen.
- Sagen Sie dem Kunden, wo er die Referenzversion findet und Feedback hinterlässt.
Wer den aktiven Link besitzt, hat Zugriff auf den Ordner. Wählen Sie Ihre Empfänger und schließen Sie den Link, wenn er nicht mehr gebraucht wird. Bereits heruntergeladene Kopien bleiben bei den Empfängern.
Die Fragen, die Sie sich stellen
Muss ich alle Papierdokumente abschaffen?
Nein. Teilen Sie Arbeitsdateien online und behalten Sie die Papierdokumente, die Ihre Organisation braucht. Vereinbaren Sie eine Methode, um einen alten Ausdruck von der gewählten Version zu unterscheiden.
Bedeutet das Teilen einer Datei, dass der Kunde ihr zugestimmt hat?
Fordern Sie für Etappen, die die Zustimmung des Kunden brauchen, ausdrückliches Feedback an. Der Ordner bündelt Dateien und Austausch; ein hochgeladenes Dokument bedeutet nicht, dass der Kunde seinen Inhalt akzeptiert hat.
Kann ich ein eingescanntes Papierdokument hochladen?
Ja, im Rahmen des Limits pro Datei Ihres Tarifs von 25 MB, 250 MB oder 2 GB und 50 Dateien pro Ordner. Prüfen Sie vor dem Hochladen Lesbarkeit, Vollständigkeit der Seiten und die Angaben, die Sie teilen möchten.
Für einfacheren Austausch
Ein Ordner für den Rest Ihres Auftrags.
Bleiben Sie bei Ihrem gewohnten Kanal für Nachrichten, mit einem eigenen Ort für Dokumente und Rückmeldungen Ihrer Kunden.
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