DocBunker vs. E-Mail
E-Mail oder Kundenportal für Ihre Dokumente?
E-Mail-Anhänge oder Kundenordner? Vergleichen Sie einmalige Zustellung, Einsammeln von Dokumenten und Feedback während eines Kundenprojekts.
Die kurze Antwort
Welcher Weg passt zu Ihrem Auftrag?
E-Mail eignet sich, um ein einzelnes erwartetes Dokument an einen Empfänger zu senden. Ein DocBunker-Ordner wird nützlich, wenn Sie mehrere Dateien, Versionen und Kommentare über ein ganzes Projekt hinweg zusammenhalten müssen. Sie können weiter E-Mail nutzen, um den Link zum Ordner zu senden und den nächsten Schritt anzukündigen.
Dieser Vergleich betrifft gewöhnliche Anhänge in einem E-Mail-Verlauf. E-Mail-Dienste unterscheiden sich: Manche bieten auch Freigabelinks und vertrauliche Modi. Entscheiden Sie danach, was Ihr Kunde nach Erhalt des Dokuments tun soll.
Die Unterschiede im Alltag
Auf dem Smartphone scrollen Sie die Tabelle seitlich.
| Ihr Bedarf | E-Mail-Anhänge | DocBunker-Ordner |
|---|---|---|
| Einmalige Zustellung | Eine Datei an eine Nachricht in einem vertrauten E-Mail-Verlauf anhängen. | Einen Ordner vorbereiten und seinen Link senden. |
| Projektdokumente | Dateien bleiben über Nachrichten und Empfänger verstreut. | Geteilte Dateien im Projektordner beisammen halten. |
| Dateien vom Kunden empfangen | Der Kunde antwortet mit Anhängen; Sie sammeln die Antworten ein. | Der Kunde lädt Dateien ohne Konto in denselben Ordner hoch. |
| Feedback und Versionen | Feedback folgt den E-Mail-Verläufen; Sie müssen Versionen benennen. | Kommentare und Dateien beisammen halten; Versionen benennen Sie weiterhin. |
| Zugriff beenden | Der Empfänger behält bereits erhaltene oder heruntergeladene Anhänge. | Den Link widerrufen; heruntergeladene Kopien bleiben beim Kunden. |
Ein einmaliger Austausch
Wann ein Anhang genügt
Sie senden eine Rechnung oder ein endgültiges Dokument an eine Person, ohne weiteres Einsammeln oder Gespräch rund um mehrere Dateien. Eine klare Nachricht, eine gut benannte Datei und ein geprüfter Empfänger können genügen. Ein eigener Ordner bringt bei diesem einzelnen Austausch womöglich wenig.
Ein laufender Auftrag
Wann ein Kundenordner sinnvoll ist
Sie erwarten Dateien vom Kunden, ergänzen Vorschläge oder müssen mehrere Kommentare finden, bevor Sie weiterarbeiten. Ein Ordner gibt allen einen gemeinsamen Bezugspunkt. Benennen Sie weiterhin Versionen und bestimmen Sie die zu verwendende Datei: Das Einsammeln von Dokumenten stellt keine Freigabe dar.
Einen Ordner vorbereitenEin konkretes Beispiel
Beispiel: Ein Angebot ändert sich während eines Projekts
Ein Freelancer sendet ein Angebot und erhält dann eine Änderungsanfrage und mehrere Referenzdokumente. Enthält jede Antwort andere Dateien, muss er das Projekt aus dem Gespräch rekonstruieren.
Mit DocBunker legt er das Angebot und die Referenzen im Projektordner ab. Der Kunde kann Feedback in den Kommentaren hinterlassen. Eine kurze E-Mail kündigt die nächste Version an und verweist auf den Ordner, ohne alles erneut anzuhängen.
Wie fangen Sie einfach an?
- Bereiten Sie pro Projekt einen Ordner vor und fügen Sie die relevanten Dokumente hinzu.
- Senden Sie den Link per E-Mail mit einer konkreten Bitte: lesen, hochladen oder kommentieren.
- Benennen Sie jede neue Version und bestimmen Sie die zu verwendende.
Wer den aktiven Link besitzt, hat Zugriff auf den Ordner. Wählen Sie Ihre Empfänger und schließen Sie den Link, wenn er nicht mehr gebraucht wird. Bereits heruntergeladene Kopien bleiben bei den Empfängern.
Die Fragen, die Sie sich stellen
Muss ich E-Mail nicht mehr nutzen?
Nein. Nutzen Sie E-Mail, um zu kommunizieren und den Link zu senden, und den Ordner, um Dateien und Feedback zu bündeln. Beide Vorgehensweisen können zusammenarbeiten.
Kann ich einen bereits gesendeten Anhang zurückholen?
Das Löschen Ihrer Nachricht entfernt einen bereits erhaltenen oder heruntergeladenen gewöhnlichen Anhang nicht. Rückruf- und Zugriffskontrollen hängen vom E-Mail-Dienst ab. Das Widerrufen eines DocBunker-Links beendet künftigen Zugriff über diesen Link, ohne heruntergeladene Kopien zurückzuholen.
Unterstützt ein Kundenportal größere Dateien?
Das hängt von den Diensten und Tarifen ab. DocBunker erlaubt derzeit 25 MB pro Datei im kostenlosen Tarif, 250 MB in Pro und 2 GB in Business, mit 50 Dateien pro Ordner. Prüfen Sie vor Ihrer Wahl die aktuellen Tariflimits anhand Ihrer Dokumente.
Für einfacheren Austausch
Ein Ordner für den Rest Ihres Auftrags.
Bleiben Sie bei Ihrem gewohnten Kanal für Nachrichten, mit einem eigenen Ort für Dokumente und Rückmeldungen Ihrer Kunden.
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