Identité et domicile
La pièce d’identité confirme la personne qui signera le bail. Le justificatif de domicile actuel (quittances de loyer ou attestation d’hébergement) permet de vérifier la situation de départ.
Pièces à fournir · Agence immobilière
Dossier locataire : quelles pièces demander au candidat ?
La liste des pièces à réunir pour constituer un dossier de location, côté candidat et garant, avec les erreurs à éviter et ce que la loi interdit de demander.
Un dossier de location incomplet fait perdre des jours, voire le logement. Voici la liste des pièces à demander au candidat et à son garant, dans la limite de ce que la réglementation autorise.
Pour : agences immobilières, gestionnaires de biens et propriétaires bailleurs.
La liste des pièces à demander
La loi encadre la liste des pièces qu’un bailleur ou une agence peut demander à un candidat locataire. Limitez-vous aux justificatifs autorisés et ne demandez pas, par exemple, un relevé de compte bancaire.
Le candidat
- Pièce d’identité en cours de validité
- Justificatif de domicile actuel (3 dernières quittances ou attestation d’hébergement)
Ressources
- Contrat de travail ou attestation de l’employeur
- 3 derniers bulletins de salaire
- Dernier avis d’imposition
Garant (si besoin)
- Pièce d’identité du garant
- Justificatif de domicile du garant
- 3 derniers bulletins de salaire du garant
- Dernier avis d’imposition du garant
Liste indicative : les pièces exactes dépendent du dossier, de l’organisme et de la réglementation applicable. Ne demandez que ce qui est nécessaire.
Pourquoi ces pièces ?
Ressources
Contrat de travail, bulletins de salaire et avis d’imposition servent à évaluer la solvabilité. Ils se complètent : un seul document ne suffit généralement pas à apprécier une situation.
Garant
Si un garant est demandé, ses pièces sont du même ordre que celles du candidat. Prévenez-le dès le début : c’est souvent lui qui retarde le dossier.
Les erreurs fréquentes à éviter
- Demander des documents que la loi n’autorise pas : la liste des justificatifs exigibles d’un candidat locataire est fixée par décret (n° 2015-1437 du 5 novembre 2015). Un relevé de compte bancaire, par exemple, n’en fait pas partie.
- Accepter des photos floues ou coupées : précisez dès la demande que les documents doivent être lisibles, en entier, au format PDF ou en photo bien cadrée.
- Garder les dossiers des candidats non retenus : supprimez-les une fois la décision prise, conformément au principe de minimisation du RGPD.
- Recevoir les pièces par e-mail ou messagerie, sans contrôle : bulletins de salaire et avis d’imposition méritent un canal plus sûr qu’une simple pièce jointe.
Questions fréquentes
Quels documents un propriétaire ne peut-il pas demander à un locataire ?
La réglementation interdit notamment de demander un relevé de compte bancaire, une attestation de bonne tenue de compte, une photo d’identité hors pièce d’identité, un extrait de casier judiciaire ou un dossier médical. Consultez la liste officielle fixée par décret avant d’envoyer votre demande.
Faut-il demander les pièces du garant dès le premier échange ?
C’est préférable lorsqu’un garant est exigé : il doit rassembler les mêmes types de justificatifs que le candidat, et son dossier est souvent le dernier à arriver.
Combien de temps conserver le dossier d’un candidat refusé ?
Aucune durée ne justifie de le garder : supprimez les pièces d’un candidat non retenu une fois votre choix fait. Pour le locataire retenu, conservez ce qui est nécessaire à la gestion du bail.
Comment recevoir les pièces sans multiplier les e-mails ?
Un dossier privé où le candidat dépose ses fichiers avec un lien dédié centralise tout au même endroit, sans compte à créer. DocBunker permet ce fonctionnement.
Passez à des échanges plus simples
Recevez les pièces au même endroit.
Un dossier privé par client : il dépose ses fichiers sans créer de compte, chaque fichier est analysé, et vous voyez ce qui manque.
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