Rapprocher la banque
Les relevés de tous les comptes de l’exercice servent de colonne vertébrale : chaque ligne doit trouver sa pièce justificative.
Pièces à fournir · Expert-comptable
Clôture annuelle : les pièces à demander à votre client
La checklist des documents à rassembler pour préparer un bilan et les déclarations de l’exercice : banque, achats, ventes, immobilisations et obligations sociales.
La clôture annuelle se prépare avec des pièces complètes et classées. Voici la liste à envoyer à vos clients en début de campagne pour éviter les relances de dernière minute.
Pour : experts-comptables, comptables indépendants et gestionnaires de TPE.
La liste des pièces à demander
Banque
- Relevés bancaires de tous les comptes de l’exercice
Achats et ventes
- Factures de vente
- Factures d’achat et de frais généraux
- Notes de frais et justificatifs
Contrats et immobilisations
- Contrats de leasing, crédits et emprunts
- Acquisitions et cessions de matériel de l’exercice
- Inventaire des stocks à la clôture
Social et fiscal
- Bulletins de paie et déclarations sociales
- Déclarations de TVA de l’exercice
Liste indicative : les pièces exactes dépendent du dossier, de l’organisme et de la réglementation applicable. Ne demandez que ce qui est nécessaire.
Pourquoi ces pièces ?
Justifier ventes et achats
Factures de vente, d’achat et notes de frais permettent de vérifier le chiffre d’affaires, les charges et la TVA déclarée.
Compléter le bilan
Contrats de leasing et d’emprunt, acquisitions et cessions de matériel, inventaire des stocks : ces éléments alimentent immobilisations, dettes et valorisation.
Les erreurs fréquentes à éviter
- Attendre la fin de l’exercice pour demander les pièces : envoyez la liste avant la clôture et fixez une date limite.
- Recevoir des pièces par mail dans le désordre : demandez un nommage simple (mois, fournisseur) ou des sous-dossiers par catégorie.
- Oublier les contrats pluriannuels : leasing et emprunts ont des impacts sur plusieurs exercices.
- Ne pas dater le dernier envoi : sachez toujours quelle version des pièces est la dernière.
Questions fréquentes
Quels documents un client doit-il fournir pour son bilan ?
Les relevés bancaires de l’exercice, les factures de vente et d’achat, les notes de frais, les contrats de leasing et d’emprunt, les mouvements d’immobilisations, l’inventaire des stocks, les bulletins de paie et les déclarations de TVA.
Combien de temps conserver les pièces comptables ?
Les documents comptables se conservent en principe dix ans. Définissez avec le client qui garde quoi, et dans quel format.
Comment limiter les relances ?
Envoyez la liste complète avant la clôture, avec une date de remise, et utilisez un dossier unique où le client dépose ses pièces et où vous voyez ce qui manque.
Passez à des échanges plus simples
Recevez les pièces au même endroit.
Un dossier privé par client : il dépose ses fichiers sans créer de compte, chaque fichier est analysé, et vous voyez ce qui manque.
Créer mon dossier